POUR UN TÉLÉTRAVAIL ÉPANOUI

2020 et 2021 auront été marquées par une crise sanitaire sans précédent, contraignant un grand nombre d’entreprises à fermer leurs locaux, prenant de cours certains employeurs et salariés qui ne s’y étaient jamais préparés… 

A Maurice, le télétravail était peu pratiqué avant mars 2020, et en France par exemple, seulement 3% de la population active télétravaillaient avant la crise du Covid.

Le “Workers’ right Act 2019”  régit les règles d’application de ce mode de travail, ainsi que les droits et obligations des employeurs et des salariés.

Mais le télétravail ne se résume pas à « travailler ailleurs », depuis son domicile. Il faut aussi apprendre à travailler autrement. 

La mise en place de ce mode de travail nécessite dans la pratique des ajustements, une organisation optimum et des compétences précises pour assurer la productivité mais aussi le bien-être de l’employé.

Les compétences spécifiques pour être un télétravailleur performant

C’est un rapport aux autres, au temps et au travail radicalement différent. 

L’activité du télétravailleur est fortement impactée par rapport à une situation du travail traditionnel. 

On parle d’auto-organisation dans l’organisation. 

Le télétravailleur doit avoir les compétences suivantes :

1. Autonome : le télétravailleur a moins facilement accès aux conseils ou au support de ses collègues. Il doit donc prendre plus de décisions seules.
   
   
2. Organisé : gain ou handicap, le télétravail crée une flexibilité dans le rapport au temps. Le télétravailleur peut organiser son temps comme il le souhaite. Ne plus être contraint par les rites temporels de l’entreprise (heures de pauses, de déjeuner…) a pour conséquence de devoir négocier avec les temps de la famille, qui ne sont pas moins contraignants. Cependant, en travaillant à la maison, les cloisons déjà minces entre vie professionnelle et vie privée sont encore plus fines. D’où la nécessité de dégager des plages horaires précises pour télétravailler. La charge mentale est souvent mise à rude épreuve. 
   
   
3. Collaboratif et indépendant : Le télétravailleur, comme n’importe quel salarié, a besoin des autres pour agir. En première analyse, il doit donc mobiliser des moyens de communication et de coordination alternatifs à l’échange interpersonnel traditionnel. Mais, réciproquement, il doit aussi gérer l’incertitude liée aux déficits d’information.
   
   
4. Capacité d’adaptation : L’absence de collègues prive de soutien émotionnel. Elle prive aussi de compétences : en situation de télétravail, les demandes d’aide sont plus formelles et moins spontanées. Pour cette raison, le télétravailleur est coupé de beaucoup d’informations informelles qui permettent de comprendre, au quotidien, la vie de l’entreprise. Il doit savoir s’adapter à cette situation.
   
   
5. Maîtrise des outils technologiques : L’environnement de travail est crucial pour travailler à distance mais il est également nécessaire de s’équiper d’outils performants pour poursuivre ses missions sans encombre. Plusieurs programmes ou outils sont nécessaires pour pouvoir travailler à distance dans votre entreprise : des logiciels pour communiquer en temps réel avec vos collègues de bureau, un autre programme pour effectuer des réunions en visio-conférence ou encore un logiciel de gestion des tâches en équipe.

Les 4 outils de télétravail indispensables pour être efficace à distance

1. Logiciel de gestion de projet : dans les entreprises, les projets s’enchainent les uns après les autres. Il est donc essentiel de pouvoir les mettre en place, suivre leur état d’avancement, et ainsi permettre de maintenir la productivité de l’entreprise. De plus, le travail à distance nécessite une organisation optimale pour maintenir une collaboration efficace. Les outils de gestion de projet permettent de diviser et d’organiser les tâches en les attribuant aux membres appropriés de l’équipe pour faciliter le flux de travail et la gestion des plannings. Quelques recommandations : Monday.com propose un logiciel de gestion de projets particulièrement complet. Son design épuré et son utilisation intuitive en font un logiciel idéal pour le télétravail. Il existe bien entendu d’autres outils de gestion de tâches tels que le célèbre Trello et ses alternatives.
   
   
2. Applications de visioconférence : Lorsque l’on travaille à distance, il est indispensable de pouvoir échanger lors de réunions. De nombreuses sociétés proposent de la visio comme Zoom, Skype , Microsoft Teams, Whereby, ou Google Meet. Elles peuvent servir pour un simple échange entre deux personnes ou pour une réunion plus conséquente. Cependant, il y plusieurs paramètres à prendre en compte :
   
   1. Nombre d’utilisateurs présents en même temps : vous devrez choisir un système de visioconférence qui pourra s’adapter au nombre de personnes présentes lors de vos réunions.  
   2. Sécurité du système de visioconférence : pour une visioconférence entre particuliers, inutile d’être à cheval sur la sécurité des données mais dans le milieu professionnel c’est essentiel. Certaines informations divulguer lors d’une visioconférence doivent rester confidentielles donc il est essentiel de vérifier que le système choisi vous garantisse une sécurité maximale.
   3. Options complémentaires : elles sont variables d’un système à l’autre. Vous pouvez parfois retoucher votre apparence ou changer l’arrière-plan ce qui peut s’avérer utile quand on travaille depuis chez soi et que notre intérieur n’est pas forcément adapté. Certains systèmes proposent également de partager des documents à l’écran.
      
      
3. Outil de discussion instantanée / chat : Echanger entre collaborateurs par mail ou par téléphone est toujours possible quand on travaille à distance mais de nombreux avantages sont en faveur de la discussion instantanée. Slack et Microsoft Teams sont les leaders sur le marché dans ce domaine. 
   
   
4. Système de partage de données (cloud) : Le Cloud est un incontournable du travail à distance. Très répandue depuis des années, c’est la meilleure solution pour le partage des données entre les différents membres d’une équipe. Les principaux acteurs du secteur restent One drive, Google Drive et Dropbox

Les bonnes pratiques pour plus de productivité

• Manager à distance : Savoir se positionner face à son équipe, trouver les bonnes pratiques de communication, motiver ses collaborateurs, déléguer, accompagner, soutenir et surtout faire confiance. Toutes les missions du manager sont transformées par le télétravail.  
  
  
• Mieux gérer les réunions de travail : Une réunion de travail, c’est l’occasion de faire le point sur les objectifs en cours ou à atteindre. L’agenda de la réunion doit être communiqué à l’avance et validé par tous les collaborateurs. Les experts en sciences cognitives indiquent que les capacités de concentration du cerveau sont de 25 minutes. Si une réunion doit aller au-delà, il est recommandé de faire des pauses régulières. Après la réunion, un résumé de ce qui a été évoqué, est envoyé aux collaborateurs. 
  
  
• Établir des règles : Pour s’assurer du bon fonctionnement des équipes, les règles doivent être clairement établies. Les règles donnent des repères et permettent un fonctionnement général plus ou moins fluide. 
  
  
• Communiquer clairement ses objectifs : Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement. Il faut donc que les objectifs à atteindre soient SMART : spécifiques, mesurables, réalistes et délimités dans le temps. 
  

Témoignages dans la vraie vie…

L’expérience de Mégane dans son entreprise BPO

Mégane télétravaille exclusivement depuis mars 2021. Le retour en open space, dans l’entreprise BPO qui l’emploie, est toujours proscrit. « On nous demande de télétravailler mais personne ne nous a jamais expliqué les règles. Au départ, mon superviseur était constamment sur mon dos. Même mes “pauses pipi” étaient surveillées. J’en ai perdu le sommeil », raconte la salariée de 24 ans. Petit à petit, poursuit-elle, ses supérieurs ont compris qu’il fallait lâcher du lest. 

Résultat : chaque employé a dû trouver son mode de fonctionnement à distance. « Je me suis aménagée un espace bureau dans le salon. Il était essentiel de ne pas télétravailler dans ma chambre. » Aujourd’hui le télétravail accorde de la flexibilité à Mégane. « Mes heures sont organisées. Ma pause déjeuner me permet de souffler et je termine ma journée moins crevée que si je devais me taper les embouteillages sur Ebène à l’aller comme au retour ». Être privée d’interaction avec ses collègues était difficile au départ, mais là aussi, ajoute-t-elle, « elle s’est adaptée. »

Comme Mégane, 92% des salariés du pays, comme ceux du monde, n’avaient aucune idée des obligations du télétravail avant mars 2020.

Barbara encourage un temps de méditation en équipe

Barbara, l’une des nouvelles recrues de cette entreprise de Floréal, n’est pas seulement développeur web. Elle est aussi coach certifiée. 

Chaque vendredi, par écrans interposés, elle invite ses collègues à se poser dix minutes pour respirer et calmer leur paysage intérieur. « Cela change notre journée, notre état d’esprit, notre regard sur la vie et cela créé des liens entre nous », raconte-t-elle. 

Si certains sont masqués et au bureau, la salle de conférences devient une salle de méditation hebdomadaire. « Pendant ces quelques minutes, nous nous déconnectons avec le travail pour souffler et nous connecter à nous-mêmes. Au début, je n’étais pas très partante. Aujourd’hui je suis la première arrivée », explique-t-elle. 

Prendre quelques minutes pour soi pendant le travail est recommandé par tous les spécialistes du bien-être mental depuis … le XIXe siècle. 

Dans l’urgence d’être efficace au travail et en télétravail, notamment, dégager du temps pour soi sans culpabiliser est important. Se reposer l’esprit booste la créativité et la productivité. 

Pour aller plus loin : Dans son rapport* publié en juillet 2020, l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) préconise la formation des managers à l’animation d’équipes en télétravail. La formation des salariés à la pratique de l’autonomie et à la maîtrise des outils des technologies de l’information.

Il est essentiel aussi pour les télétravailleurs d’organiser leurs journées et de maintenir une bonne hygiène de vie pour limiter les effets négatifs de l’isolement et des longues heures passées derrière ses écrans. 

Cliquez ici pour avoir accès à ce rapport https://www.oecd.org/coronavirus/policy-responses/